تبلیغات
آموزش کسب و کار الکترونیکی،تجارت الکترونیکی، بازاریابی مجازی اینترنتیآموزش کسب و کار الکترونیکی

نویسندگان
جستجوی گوگل



در این وب
در كل اینترنت
View Hanieh Ghofrani's profile on LinkedIn


سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار - BPMS



Business Process Management System(BPMS)


در یک نگاه

در هر سازمانی سرعت و صحت انجام فرآیندهای کسب‌و‌کار، جزو اهداف اصلی مدیریت ارشد و میانی به حساب می‌آید، چرا كه در صورت انجام دقیق و به موقع فرآیندهای کسب‌و‌کار، رضایت‌مندی ذینفعان سازمان، جلب شده و این رضایت‌مندی منجر به موفقیت سازمان می‌گردد. با وجود درك این مسأله، در بسیاری از سازمان‌ها، چرخه بحران (همان‌گونه كه در شكل زیر مشاهده می‌شود) وجود دارد. همان‌گونه كه در شكل نیز مشخص است، در هر سازمانی، به واسطه عدم پایش مناسب فرآیندها در هنگام رشد، فرآیندها از حالت بهینه خارج شده و بدین واسطه، بازدهی سازمانی كاهش می‌یابد. این كاهش باعث بروز بحران در سازمان گردیده و برای خروج از بحران، بخش‌های بحران‌زده اقدام به افزایش نیرو نموده كه خود منجر به رشد بیشتر و طی چرخه نمایش داده شده می‌گردد. 


BPMS1.jpg


مناسب‌ترین راه‌حل برای فائق آمدن بر مشكلات فرآیندی سازمان‌ها، استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPMS) است. مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار یك رویكرد مدیریت با تمركز بر همتراز نمودن تمامی جنبه‌های یك سازمان با نیازمندی‌ها و خواسته‌های مشتریان سازمان می‌باشد. این رویكرد، یك رویكرد مدیریت كلی‌نگر برای ترویج كارایی و اثربخشی یك سازمانی با تلاش برای نوآوری، انعطاف‌پذیری و یكپارچگی با فناوری می‌باشد. مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار، در تلاش برای بهبود فرآیندها به طور مستمر می‌باشد. بدین دلیل می‌توان آن را به عنوان یك فرآیند بهبود فرآیند توصیف نمود. دلایل مكفی وجود دارد كه مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار در مقایسه با شیوه‌های سنتی مدیریت سلسله مراتبی، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مؤثرتر، كاراتر و قابل تغییرتر باشند.


چرا BPMS؟

ابزارهای BPMS جهت خودکار‌سازی و بهبود فرآیندها در سازمان به کار می‌روند ولی در عین حال می­توان به BPMS با عناوین ذیل نگاه کرد:

  • BPMS به‌عنوان یك رویكرد مدیریتی
  • BPMS به‌عنوان یك تكنولوژی نرم‌افزاری
  • BPMS به‌عنوان یك روش توسعه سیستم‌های كاربردی
  • BPMS به‌عنوان یك الگوی یكپارچه‌سازیكاربردهای سازمانی

همان‌گونه كه در شكل زیر ارائه گردیده است، فعالیت‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار به پنج دسته عمده طراحی، مدل‌سازی، اجرا، پایش و بهینه سازی قابل تقسیم می‌باشند:

BPMS-diagram.jpg


طراحی

طراحی فرآیند شامل تشخیص فرآیندهای موجود و طراحی فرآیندهای ایده‌آل می‌باشد. نقاط تمركز شامل نمایش جریان فرآیند، عاملین درگیر، آگاه سازی‌ها و اخطارها، ارجاعات، روال‌های عملیاتی استاندارد، توافقات سطح سرویس و سازوكارهای تفویض وظیفه می‌باشند. طراحی مناسب تعداد مشكلات در دوره زندگی فرآیند را كاهش می‌دهد. بدون در نظر گرفتن فرآیندهای موجود، هدف این مرحله، رسیدن به طراحی درست و كارای نظری فرآیندها می‌باشد.

بهینه‌سازی‌های پیشنهادی ممكن است در ارتباط با گردش‌های كاری انسانی-انسانی، انسانی-سیستمی و سیستمی-سیستمی بوده و اهداف مربوطه شامل قوانین تنظیمی، بازار و یا چالش‌های رقابتی پیش روی سازمانی باشد.


مدل‌سازی

مدل‌سازی به خروجی حاصل از مرحله طراحی نظری ترکیب متغیرها را اضافه می‌نماید (به عنوان مثال تغییرات در هزینه‌های اجاره و یا مواد كه چگونگی عملكرد فرآیند را در شرایط مختلف مشخص می‌سازد). همچنین این مرحله شامل اجرای تحلیل "چه خواهد شد اگر" بر روی فرآیندها خواهد بود: "چه می‌شود اگر 75% منابع به اجرای یك وظیفه مشخص بپردازند؟" و یا" چه خواهد شد اگر امكان اجرای یك وظیفه با 85% هزینه كنونی وجود داشته باشد؟"


اجرا

یكی از روش‌های خودكارسازی فرآیندها توسعه و یا خرید یك برنامه كاربردی می‌باشد كه قدم‌های مورد نیاز فرآیند را اجرا می‌نماید. هرچند در عمل، این برنامه‌ها به ندرت تمامی قدم‌ها را به دقت و یا كامل اجرا خواهند نمود. رویكرد دیگر استفاده از تركیب نرم‌افزار و دخالت انسانی است، هر چند این رویكرد بسیار پیچیده‌تر از حالت اول بوده و مستندسازی فرآیند را بسیار مشكل‌تر می‌نماید.
برای پاسخ به این مسایل، سیستم‌های نرم‌افزاری توسعه داده شده‌اند كه امكان تعریف كل فرآیند کسب‌و‌کار (كه حاصل خروجی فعالیت طراحی فرآیند می‌باشند) را در قالب مدل‌های قابل اجرا توسط رایانه را فراهم می‌آورند و یا در صورتی كه وظیفه پیچیده‌تر از آن باشد كه به طور خودكار اجرا شود، نیازمند دخالت انسانی خواهد بود. در مقایسه با شیوه‌های قبلی، اجرای مستقیم یك مدل فرآیندی بسیار سر راست‌تر از روش‌های استفاده شده در این شیوه‌ها بوده و امكان سهل‌تر بهبود را فراهم می‌آورد. هر چند خودكار سازی یك تعریف فرآیند نیازمند زیرساخت منعطف و فراگیر بوده كه امكان توسعه آن‌ها را در یك محیط فناوری اطلاعات معمولی را غیر ممكن می‌سازد. قواعد سازمانی توسط سیستم‌ها برای فراهم آوری تعریف رفتارهای حاكم بر فرآیند مورد استفاده قرار گرفته و یك موتور قوانین سازمانی برای راندن اجرای فرآیند و نتیجه‌گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پایش

پایش ردگیری فرآیندهای تكین را در برمی‌گیرد به گونه‌ای كه اطلاعات مربوط به وضعیت آن‌ها به راحتی در دسترس بوده و آمار مربوط به بازدهی یك و یا بیشتر فرآیندها قابل فراهم آوری باشد. به عنوان یك مثال ردگیری، قادر بودن به تعیین وضعیت یك درخواست مشخص مشتری جهت تعیین مشكلات مربوط به عملیات قابل تشخیص و حل باشد.
درجه پایش بستگی به نیازمندی كسب كار به میزان اطلاعات قابل ارزیابی و تحلیل و چگونگی پایش آن دارد: در زمان واقعی، زمان شبه واقعی و تك كاره. برای این منظور ابزار ردگیری فعالیت‌های سازمانی، امكانات عمومی فراهم شده توسط سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار را گسترش می‌دهند.
فرآیندكاوی به مجموعه‌ای از شیوه‌ها و ابزارهای مرتبط با پایش فرآیندها اطلاق می‌شود كه هدف از آن تحلیل رد ثبت وقایع استخراج شده در حین پایش فرآیندی و مقایسه آن با یك مدل قیاسی می‌باشد. فرآیندكاوی امكان تحلیل اختلافات میان اجرای واقعی فرآیند و مدل قیاسی و همچنین استخراج گلوگاه‌ها را فراهم می‌آورد.
بهبود
بهبود فرآیند شامل بازیابی اطلاعات بازدهی فرآیند از مرحله مدل‌سازی یا پایش، تشخیص گلوگاه‌های احتمالی و یا واقعی و فرصت‌های احتمالی برای كاهش هزینه‌ها و یا سایر بهینه‌سازی‌ها بوده و در نهایت اعمال این گسترش‌ها به طراحی فرآیندها می‌باشد. در نهایت این مرحله امكان ارائه ارزش افزوده سازمانی بیشتری را در فرآیندها میسر می‌سازد.

  اپیک، BPMS مدارگسترش

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب¬وکار BPMS مدار گسترش با نام تجاری اپیک (EPIC) از سال 1384 توسعه یافته و مورد بهره برداری بسیاری از مراکز و سازمان¬ها قرار گرفته است. با توجه به بررسی‌های تطبیقی به عمل آمده در حین طراحی و اجرای EPIC، تلاش گردیده است تا محصول نهایی فاخر و نتیجه‌ای در خور كاربر ایرانی فراهم گردد. 
اپیک ضمن پوشش كامل نیازمندی‌های یك سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار با امکان بومی‌سازی مناسب مزیت شاخصی را در اختیار سازمان ها قرار می دهد. راه‌حل‌های موجود مدیریت فرآیندهای كاری را به دو دسته متن باز و تجاری می‌توان تقسیم نمود كه هر كدام مزایا و معایب خاص خود را دارا می‌باشند. 
با توجه به طبیعت و نیازمندی های سازمان های ایرانی و دغدغه های مترتب بخصوص موضوعاتی نظیر وابستگی به تامین کننده BPMS، دراختیار داشتن سورس BPMS، طبیعی است كه قابلیت بومی سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار برای كارفرمای محترم از اهمیت بسیار زیادی برخوردار باشد. راه‌حل‌های متن باز برای اعمال تغییرات و بومی سازی نیازمند صرف زمان و هزینه بسیار بالا بوده و عملاً اجرای آن در محدوده طرح‌های عملیاتی نمی‌گنجد. تمامی راه حل‌های تجاری نیز در قالب بسته بدون تغییر ارائه شده و سازمان باید خود را در قالب این بسته‌ها تغییر حالت دهد. بنابراین انتخاب راه حل ارائه شده توسط این شركت به واسطه بستر باز و نیز امكان بومی سازی آن از ارجحیت برخوردار می‌باشد.

ویژگی ها:

  • امکان تعریف الگوی سازمانی اعم از ساختار سازمانی، مکانها و افراد برای سازمان استفاده كننده
  • امکان تعریف روابط موجودیت¬های سازمانی
  • دارای مخزن الگوهای فرآیندهای تجاری
  • پشتیبانی از نسخه بندی الگوها
  • ایجاد نمونه فرآیند
  • پشتیبانی از کلیه عناصر رابط کاربری مطابق با استانداردهای BPMN2
  • ارتباطات با سرویسها و اشیا
  • فضاهای كاری هوشمند چون جریان كاری ساده، Check in/Check out و نسخه بندی
  • امكان دسترسی به مدیریت محتوا با ابزارهای مختلف
  • محتویات قابل ممیزی
  • دسته بندی
  • جستجوی پیشرفته
  • مقادیر اشیای تجاری
  • الحاقات فرآیندهای تجاری
  • امكان تعریف صافی های مختلف
  • تولید گزارشات استاندارد
  • آگاه سازی از كانالهای مختلف چون: پست الكترونیك، دورنگار و پیامك
    • ابزار گزارش ساز، BI و BAM

خصوصیات محیط کاربری اپیک:

  • محیط طراحی و توسعه

    • مبتنی بر Eclipse
    • امکان اتصال به
      • مخازن فرآیندهای تجاری
      • اشیا و قواعد تجاری و محتوای سازمانی
    • جهت انجام امور محوله از قبیل ایجاد و اعمال تغییرات
    • اجرای شبیه ساز فرآیند
  • محیط کاربر نهایی
    • تحت وب
    • بازبینی لیست وظایف محوله
    • بررسی وضعیت وظایف موجود در آرشیو
    • ایجاد صافی های جدید و یا اجرای صافی های قبلی
    • تهیه گزارشات مورد نظر
    • اتصال به مخزن محتوای سازمانی اجرای و عملیات مورد نیاز بر محتواهای مورد
    • مكان اعمال روالهای مدیریتی از قبیل مدیریت سازمان الكترونیك و دیده بانی روالهای تجاری (در صورت وجود سطح دسترسی مناسب)

فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط به هم بوده که محصول خاصی را به وجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون داده های خاصی (ورودی) نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.

فرآیند، یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر است که ورودی را به نتایج و خروجی ها تبدیل می کند.

فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتریان باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند. یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد. فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.
در یک تعریف معادل می توان گفت فرآیند، یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر است که ورودی را به نتایج و خروجی ها تبدیل می کند.

انواع فرآیندها:
سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد :

•    فرآیند های مدیریتی:
این فرآیند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند.

•    فرآیند های عملیاتی (اصلی):
این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد  می کنند. مثل خرید، تولید، بازاریابی و فروش.

•    فرآیند های پشتیبانی:
این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند. مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات.


[ یکشنبه 1 شهریور 1394 ] [ 08:26 ب.ظ ] [ هانیه غفرانی ]
.: Weblog Themes By Ebusinesscenter :.

آخرین مطالب
لیست آخرین مطالب
موضوعات
لینک های مفید
آمار سایت
بازدیدهای امروز : نفر
بازدیدهای دیروز : نفر
كل بازدیدها : نفر
بازدید این ماه : نفر
بازدید ماه قبل : نفر
تعداد نویسندگان : عدد
كل مطالب : عدد
آخرین بروز رسانی :